12国商《外贸跟单实务》之二——如果你是外贸跟单员
任务背景：
上周，我们介绍认识了外贸跟单员岗位http://nandaozhu.com/forum.php?m ... ge=1&extra=#pid1056。现在，假如毕业后，你应聘成功为“南岛主服装进出口公司”的外贸跟单员，你觉得你的具体工作职责是什么？你准备好了吗——你已经通过哪门课学了哪些知识、技能是会用到的？你会如何工作？你工作中可能出现的问题在哪些方面？你将如何去处理？
要求：
1、以上请说具体点，最后以事例说明。
2、请当堂两节课跟帖回答。（请注册好用户名，如果以游客身份复贴，请在内容后注明班级及姓名）。
3、请善于利用课本和网络资源（包括本论坛上的）用自己的语言表达。
4、课堂上不要做其他无关的事情。
5、严禁照抄先回答的同学的。
假如我是一名跟单员，我将要从整个业务的开始跟手到整个业务的结束，具体的就是当业务员接到客户的询盘时，我们要了解清楚，在与客户磋商，制作合同，与工厂签订生产合同，监督生产，查看船期，制作装船通知，监督并核对各个单证的制作，保持与客户的联系，及时向客户提供有效的信息，比如货物装船、出运、提单的寄送等，将单证寄送到客户手中，并在L/C有效期内结汇等，在这期间必须保持与同事之间的沟通，及时从同事那取得最新消息，以便整个流程的顺利完成。
从最开始我们接触的《国际贸易概论》，我了解到了外贸行业的发展情况及发展空间，让我对外贸行业充满了憧憬；大一第二学期我们有一门课程《国际贸易实务》，在这里我了解到了做外贸的整个流程，并了解如何起草一份合同，合同里有什么条款，而且还学会了很多专业名词，还有杨老师说的“做事先做人”；直到大二，我们的专业课比大一多了很多，重点是《外贸单证实务》、《外贸函电》，这两门课教会了我单证的填制，单据里需要注意的地方，如何用英语邮电与客户进行磋商，及磋商的环节，各个环节的内容。另外我们还有一些课程可以让我熟悉一些与外贸有关的知识，比如《商务英语》、《商品学》、《商务实践》等。本学期我们还有《外贸跟单实务》、《货代》等课程，这些课程让我更进一步的了解了跟单员的职责等。在学校期间，我通过了4级考试，对我往后应聘是有一定影响作用的，接下来我将努力考取英语6级，让自己拥有更大的就业机会。
在企业，我会从低做起，谦虚的学习，在熟悉了自己所在的领域之后，向更高的领域争取。可能在此期间，我会遇到与同事相处不融洽，或是业务上的问题，但我一定会自己反省，尽力解决我与同事之间的误会，并且抱着学习的心态，让自己更加熟悉自己所跟进的业务。
[网络资料]
一． 跟单员职责： 1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4．掌握、了解市场信息，开发新的客源。 5．做好售后服务。 二．跟单员在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法 1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。 下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。 2．订单的审查 每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。 要分清此单是加工单还是OP单。 3．开生产单、流程卡 每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。 5．小样 打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。 6．修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。 当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。 7．大货生产出来后，还要按排出货。 三．售后服务 客户投诉或是退货时： 对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。 客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。 还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。
1.工作职责：有接单、 审单、下单等.总之就是要搭建好公司与客户之间的联系,努力发展新客户跟踪维护好与老客户的关系,了解市场信息,争取订单,协调生产与交货、货物报关装运等,有时要在自己能力范围内做工作职责之外的工作,收集运价变动，船期，航线，等信息.例如在公司我们要积极推广公司服装信息发展客户,做好公司服装的样品以及报价工作,在拿到订单后及时联系生产厂家,平时联系一下老客户看是否能再次拿到订单.
一． 跟单员职责：
(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。
因此，跟单员要：
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
（1） 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
二。
《国际贸易实务》，掌握了国际贸易的基本知识，跟单是英文walkthrough的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做帐结束——一整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟,所以基础知识很重要。
《外贸单证实务》，掌握了制作单据的基本认识
《外贸跟单实务》,外贸跟单的基础内容
三。
1.有时可能会填错单据，
做好跟单登记工作,最好写清楚日期和简单的情况.做好跟单登记是避免把跟单变成骚扰的最好方式.因为有了登记,也就把你的跟单变的有计划和有目标.还有注意的是,一个公司不能有几个销售员同时跟一个客户,这样不但达不到跟单的目的,还会引起客户的反感.
2.有时太过急功近利，急于求成。
跟单的心态要平和,不要太急功近利.许多销售员不是从客户的利益出发,不关心客户的问题,一味的跟客户要定单,要不到定单时,就恶语伤人,胡搅蛮缠.最终只能让客户讨厌,让客户感到不是在谈业务而是一种骚扰.跟单一定要从长远出发,以交朋友的心态反而更容易拿到定单.
3.面对繁杂的单据，可能会心浮气躁，粗心大意
要想做好一名外贸跟单员，工作中的许多细节也需要非常注意。做到万无一失，面对客户对自己产品的怀疑和疑问要十分清楚并肯定的即时给于答复，不要让客户觉得连自己的员工都对自己的产品不了解或不肯定的感觉。你的自信也是客户对产品的一项评价标准。
1.工作职责：有接单、 审单、下单等.总之就是要搭建好公司与客户之间的联系,努力发展新客户跟踪维护好与老客户的关系,了解市场信息,争取订单,协调生产与交货、货物报关装运等,有时要在自己能力范围内做工作职责之外的工作,收集运价变动，船期，航线，等信息.例如在公司我们要积极推广公司服装信息发展客户,做好公司服装的样品以及报价工作,在拿到订单后及时联系生产厂家,平时联系一下老客户看是否能再次拿到订单.
2.通过国际贸易实务中的包装和装运知识,集装箱的知识以及合同的有关条款外贸跟单实务的相关知识可以用的到.例如:公司接到一笔订单在履行订单时我们就要对货物进行包装报价联系船公司订好合适的集装箱等.
3.进入工作后我将会:先向公司中的老员工请教自己工作的内容及要求,以一个重来没接触过跟单知识的角色去工作不懂就问,逐步挺高自己实际操作能力,以求最后能独立完成跟单所有工作.
4.可能出现的问题:①、货物报价时报错价,这要我们了解货物信息以及成本计算,在报价前要先核对没有确定就重新核算,②、联系的生产厂家不能及时生产完成订单需要的货物,我们就要与厂家协调,催促他生产,③、没有及时订舱联系货代,这需要熟悉业务流程④、没有准备好所有相关文件,这要在发货前就准备好平时记住货物从生产到发货装运所需要的相关文件.
一、首先是从板单跟起
1、逐项检查板单，看清楚客人要求：A、首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是否有特别要求，比如磨毛、丝光防皱等处理；然后注明要求下单给布厂订板布纽扣、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。
2、根据客户板单要求，研究是否有不合理的地方，着重看一下有无特殊要求，如有指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单。
3、工艺单要注明面辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等
4、完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料，交给样板房起头板。
5、板房做好样衣后交给跟单员安排洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整7、板房整理好样衣检查辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己再检查核对，无误后寄给客人。
二、送样跟进核价
1、跟单员寄出样板同时要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时一定要认真，清晰、力求准确，包括面料、纱支、克重、幅宽，用量、单价、印、绣花价格和各种物料价格和用量；加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。
2、核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与布厂同事沟通，落实确定后明确面料价格资料，方便用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。
3、跟单员要对辅料情况(特别是有些客户对辅料指定供应厂家的，要对辅料的价格进一步落实好，以免以后大货投产后出现价格上的差异)进行详细了解，要广泛寻求辅料供应商进行寻价，避免报价失误，造成不必要的损失。
4、跟单员提供板单及样衣给生产部对照，进行生产量及加工费的计算和报价。
5、有关洗水印花(绣花)问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格，避免落单后做货价格有出入。
6、汇总资料，核算价格。如果客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示，如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意，还有辅料比较奇特的(比如需要起模的)，印、绣花，洗水价格等。所有这一切，都必须详细准确的写到核价资料里以备后查。
★我们通过《国际贸易实务》《最新外贸单证实务》了解到交易前的准备，合同的拟定，磋商，订立与履行，单证的制作等 通过《英语综合技能》《英语函电》掌握外贸英语相关对话，通过外贸跟单实务》了解到跟单出口流程等。。虽然只是半桶水，但是希望通过在大学的时光里完善自己，修炼自己。或许以后的工作不是自己想要，或是工资不高，或是受人排挤，只要有乐观的心态和上进的心，我相信会找到自己想要的东西。{:1_152:}
本帖最后由 小贤 于 2014-3-18 10:10 编辑
12级国商3曾遂贤
一、 跟单员职责：
1．以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向，对出货交期负责
2．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
3．寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
4.传播信息：将企业产品的信息传播出去。
5.推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
6．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。
7．掌握、了解市场信息，开发新的客源。
8．做好售后服务。
二、跟单员的工作内容及知识技能要求
1.出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价， 接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使 用，保养）
3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法， 配柜）及了解报关知识。5.客户联络跟踪（客户接待）
三、如何工作
1.对客户的基本情况有所了解，了解客户的经营状况，是否真正需要你的产品。
2.学会分析客户的心理，懂得说话技巧。
3.做好跟单登记的工作。
4.跟单心态要平和，不能急于求成，做好充分准备。
四、怎样处理可能出现的问题
1．由于跟单员的粗心大意导致单证不一致，单单不一致。所以在跟单时要非常的细心，避免小错误的出现。
2.延误交货期。跟单员要时刻跟进货物的运输进程，除意外风险，保证货物及时到达。
3.在不了解对方的情况下就合作，结果财货两空，所以事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。
外贸跟单员具体工作职责主要是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企 业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才。即如我是一名服装外贸跟单员，我会这样做：寻找客户，在客人有订单过来以后，要先跟客人，工厂核对交期，交期确认后，就要立刻安排面料，辅料的采购。说是面料辅料的采购，看上去很是简单，其实要紧紧的跟进的，任何一个小的部分，面料，或是某一个小的辅料延期到工厂都可能影响到整个订单的交期...同步进行的包括要把服装生产的工艺单、包装信息及其他的客户提出的特殊要求正确的转到生产工厂，生产车间，确保后道包装等程序不会出现问题开始大货生产以后，相应的要约客人的QC去工厂验初、中、尾期，同时安排递出船样，船样要特别注意，因为有的买家要求确认了船样后才能安排出货的...还有的同步就是安排租船订舱事宜.同客人指定货代或者自己开发货代安排出运事宜...船样确认后，尾期验货结束后，安排送货到货代指定仓库，同时寄出保管单据到货代或者报关行，安排报关事宜报关结束船开后要根据客人的要求寄出单据给客人，一定时间后看看有没有到客人的付款。同时追踪单据的核销...最后一步是做好已经出运结汇订单的资料留存。
那么想要成为一名合格的外贸跟单员，都需要掌握哪些知识呢？外贸跟单员需要掌握国际贸易基础知识，熟悉进出口业务的基本流程；掌握国内外有关国际贸易的法律法规以及行业的标准；掌握外贸商品学的各种知识；熟练掌握常用办公软件；了解国内轻工、五金、纺织等大类商品生产流程和主要生产商；了解海运、陆运、空运以及仓储的物流基础知识；了解报检、报关、结汇基础知识；了解工厂生产流程，以及对外贸易企业管理知识；英语应较熟练掌握外贸英文函电以及英译汉的翻译基础知识。当然这些只是外贸跟单员工作知识成面上的要求，想要做好一份工作仅仅掌握专业知识还是不够的，良好的沟通技巧，优秀的社交能力，吃苦耐劳的精神等这些也是必不可少的。
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跟单全过程需要很大的责任心，不要等到问题出现了再来追究。面料开裁是否符合订单的要求，你是否有监督；工艺制作各环节是否连接流畅；成品包装，应该根据L/C的要求来做；装箱是否及时，就要看你有没有和运输公司提前协商好，延误了装箱就意味着会错过船期，所以这些每个环节你都必须提醒自己是否都做到了，这样就会顺利的出货！
外贸跟单的具体工作职责是：1.以客户订单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促订单;2.同新﹑旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需； 3.接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门； 4.掌握﹑了解市场信息，开发新的客源； 5.负责合同的执行，包括备货﹑租船订舱﹑报检﹑报关﹑制单结汇﹑收汇核销﹑退税等； 6.做好售后服务。
通过外贸跟单实务﹑外贸单证实务﹑外贸函电这些课程学到了如何使用函电的回复,计算报价单,验签订单,填对帐表,目录﹑样品的寄送与登记,客户档案的管理,客户来访接待,主管交办事项的处理,与相关部门的联系.需要掌握外贸英语知识,跟单信用证统一惯例﹑跟单工作展开流程等技能.
首先，我会先了解有关外贸跟单员的知识及技能。了解自己的工作和公司内部的工作，要知道自己的工作流程，会以正确的工作态度和工作心态，有时间去参阅一些公司管理的书籍，有处理事情的能力和良好的沟通协调能力。
工作中可能出现与客户沟通不协调，自己承受心理不好等等。
处理：跟单的一定要第一时间知道哪些订单有延期，第一时间了解状况原因，跟市场或者客户沟通，需要延期的具体时间。 当自己感到有压力时，要适当的放松，要懂得劳逸结合。
外贸跟单员具体的工作职责：
1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。
3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。
4．掌握、了解市场信息，开发新的客源。
5．做好售后服务。
外贸跟单员需要掌握的知识与技能：
1.《国际贸易实务》这门课程需要我们掌握基本的贸易术语，贸易谈判，各个国家文化背景，信用证的基本流程等等有关的一些基础的外贸知识。
2.《外贸单证实务》这门课程需要我们熟悉外贸单证工作中收证、审证、制单、审单、交单、归档的基本业务流程并且灵活运用它，具备外贸跟单员的基本素质、职业能力和专业知识。最重要的一点，一定要掌握基本的英语能力。
外贸跟单员应如何工作：
应以客户订单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促订单落实。需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识，熟悉外贸整个流程，日常工作一般有按客户要求及时安排做好打样，根据订单通知采购，生产部门安排生产计划，跟进生产过程，备货，配合客户验货，收货款，最后安排物流，按出口程序出货，与财务对帐，处理质量投诉
外贸跟单员工作中可能出现的问题：
1、物料是否正确。
2、尺寸是否“准确”。
3、款式是否错误。
4、做工是否细致。
5、成品颜色是否“正确”。
6、有无漏定物料。
7、物料是否能按预定时间到加工厂。
8、时间上是否有问题。