外贸公司出口货物托运操作程序(海运,CIF/CFR合同) 一. 跟单员与外商签订了外销合同后,就要尽快根据航运市场行情,结合季节、货物特点等选择海运费相对优惠、服务相对较好的船公司或者货代公司报价以及了解相应的(即合适合同交货期的)船期,经过“货比三家”后,确定一家。 二. 在货源准备好后,要认真确认整批货物的外包装尺码。为了避免搞错,跟单员最好能亲自到工厂、仓库查货、确认,如自己没空一定要交代工厂、仓库相关人员无比把此数字搞准确。然后,根据这尺码确定走整柜货还是散货。 l 填写好出口货物托运单(BOOKING NOTE,B/N),列明:SHIPPER,CONSIGNEE,NAME OF COMMODITY,NUNBER AND KIND OFPACKAGE,GROSS WEIGHT,MEASUREMENT等;PORT OFLOADING,PORT OF DISCHARGE;要求订的航班(最迟的CLOSING DATE是哪天),是否可以装船等;具体装货地点、联系人,联系方式等。(托运单的作用是向船公司订舱的依据;也是给下一步船公司出海运提单的资料。格式可以是船公司、货代公司提供也可以是出口公司自己制作的)。用传真(FAX)或E-MAIL给上述确认准备向其订舱的船公司或货代公司。 三. 船公司、货代公司收到这份B/N后,会马上安排舱位,然后委托拖车公司到码头CY(集装箱堆场)提取空的集装箱到货主(托运人)指定的工厂、仓库装货(指走整柜货时)。如果托运人是走散伙,一般船公司、货代会在安排舱位后,通知托运人自己把货物运送到CFS(集装箱货站),以便与其他货主的货物拼箱(由船公司、货代公司安排)。这个环节,集装箱车到工厂、仓库装货时或者自己送货时,一定要防止装错、漏货,一定要安排有人监装。 四. 在此同时,跟单员要准备好一整套出口报关单证,主要包括:外销合同、商业发票、装箱单、出口报关单、外汇核销单、商检证、出口许可证等等,然后交给公司的报关员(假如是委托货代公司或者其他报关行报关的则把单证交给该公司)。 五. 报关员拿着这套报关单证在货物装完箱(货柜司机把集装箱拉到相应的海关)后,向海关申报(报关)。 六. 海关审单,必要时查货,没问题后放行。司机把货柜拉到码头交给船公司装上事前预定的轮船。 七. 货物装船后,船公司、货代公司要及时出具海运提单副本用传真或E-MAIL的方式给托运人核对,如其没及时,托运人的跟单员、单证员自己要主动追他们出具提单副本给你核对,以便早点取得海运提单正本(用以结汇用)。经认真核对,提单所有内容和格式无误后,船公司、货代公司出具提单正本和副本给托运人(份数按托运人要求给予,比如三份正本(ORIGINAL)和三份副本(COP)等。这时,托运人通常需办理支付海运费手续。 八. 托运人(出口公司)收到准确无误的B/L后,要由单证员尽快办理购买保险事宜(CIF合同才需要)。然后尽快制作其他结汇单证(如汇票、商业发票、装箱单等等)送交银行结汇(即委托银行收取外汇。当然,具体的手续因不同收汇方式而不同。)
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