外贸跟单员实务

外贸跟单员实务(1)
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第一讲 概 论
    本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。
    一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler
    跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
    二、跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
    1．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。
    2．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
    三、跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。
    因此，跟单员要：
    （1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
    （2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
    （3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
    （4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
    （5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
    （6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
    （7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
    跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
（1） 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
    跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。  

外贸跟单实务(2)
四、跟单员的工作特点：
    跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方
位的。
    1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。
做好订单与客户的工作责任重大。
    2．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的
前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
    3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意
见，以利于客户的订货。
    4．工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变
的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
    5．工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理
协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
    五、跟单员的主导意识：
    什么是主导意识？就是全局观念。你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强
。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对
方，要进球。
    作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好
跟单员工作。你就没有主导意识。
    有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。
    有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力
    有效：有效率，有结果。
    目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。

    总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评
定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确
目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

    六、跟单员的素质要求：（跟单员的训练）
    跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
    （1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
    （2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
    （3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
    （4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的
沟通。
    （5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
    （6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
    （7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
    （8）谈判能力。有口才，有技巧。
    （9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
    （10）物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
七、跟单员的工作内容及知识，技能要求：
    跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。
    1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。
    2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
    3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
    4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
    5.客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：
    八、跟单员工作的重要性：
    企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企
业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚
地得到论证：
    跟单员工作部门关联：
    跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部）
    客户（国内，国外客户，外贸公司，中间商）
    运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司）
    政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险）
    对内：计划/物料（生产计划，物料进度，报价）
    制造部门（生产进度，样品制造）
    技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准）
    财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算）
    行政部门（派车，放行，报关，船务）
    跟单员工作流程关联图：
    客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部
    （库存查询）
    （出货传票）
    ——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库  

外贸跟单总流程
外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：外销跟单(函电/合同制作审核/订单取得),生产跟单(安排生产/跟进/检验)，出运结汇跟单(安排出货/报关/制单结汇/收汇核销退税)等。

  

一、接单审单

二、生产跟进

三、安排出货

四、制单结汇

五、收汇退税

六、综合管理  

一.接单审单
A．接单



外贸跟单员的工作可以说,是配合外贸业务经理从接单开始的。接单也即通过参与与与客户接触、沟通、进行贸易洽谈,最后取得订单,与客户签约(合同)的过程。



接单的途径一般有：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。而客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。



接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。



    （1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。

即面对面地或者通过函电与客户洽谈，了解客户的需求，介绍公司的产品信息及服务等。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。

是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。



    （3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。



    （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

1．  



   



    3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：



    （1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。



（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。





合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。与客户接触、沟通、进行贸易洽谈时，最好能填写客户档案表（Customer Profile），必要时请客户协助。客户表一式两份，以便存档及管理。



  



B、审单



即审核合同



    1．审单内容：



    确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。



    2．审单方法：



    （1）产品名称，规格：



    审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？  有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。



    （2）质量：



    也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。



    （3）数量：



    应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。



    约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。



    （4）单价，总额的审查：



    1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。



2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）  

二.安排生产
物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。
    一、采购跟单的基本要求：
    适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）
    二、物料采购跟单的原因：
    以下原因造成我们要对物料进行跟催：
    （1）供应商方面的原因：
    由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。
    （2）企业方面的原因：
    供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。
    （3）沟通方面的原因：
    信息交换不及时。
    三、物料采购跟单流程：

    （1）制作订购单:
    跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
    （2）订单跟踪
    对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
    （3）物料检验
    确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题
    (4)物料进仓
    协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题
    四、物料采购跟单的方法策略：
    催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
    催单的方法：
   （1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
    有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
    统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
    跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。
    （2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
    五．生产过程跟单的流程
    生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
    一、生产过程跟单的基本要求：
    1.按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。
    2.按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。

    二、生产过程跟单的流程：
    1.下达生产通知书。
    跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
    2.分析生产能力
    生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？
    3.制定生产计划：
    生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
    4.跟踪生产进度
    （1）生产进度控制流程；
   
    （2）生产进度控制作业程序；
    （3）生产进度控制重点；
   三.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：
    1．原计划错误；
    2．机器设备有故障；
    3．材料没跟上；
    4．不良率和报废率过高；
    5．临时工作或特急订单的影响；
    6．前制程延误的累积；
    7．员工工作情绪低落，缺勤或流动率高。
    （4）跟踪生产进度的表单：
    有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
    5.交期延误：
    如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
    6.我们再提一下有关订单的更改问题：
客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。  

三.以服装单为例的QAQC跟单
1.    掌握不同客户对验厂的要求,负责先期验厂,并出具验厂报告;

2.    寻找更多的生产厂商,负责建立工厂档案.

3.    负责填写关于布料,辅料和颜色的检验和测试的申请,并负责递交测试申请及样板给测试公司和跟进测试结果.

4.    同跟单部门密切联系,根据资料要求进行查货,保障货期质量.

具体要求:

1.在样品准备其间请QC配合品检.

2.QA配合对锁定工厂进行辅导,使其通过客户方及公证行的验厂.

3.QC配合对每个定单进行至少5次的INSPECTION.即:

产前面料检验

第一批下线产品的检验,即大货完成30%前.

中期检验INLINE INSPECTION,即大货完成50%__60%时.

最后检验FINAL INSPECTION,即大货完成80%,装箱完成50%以上.

陪同客户方的QC做FIANL INSPECTION,装箱完成80%以上,以上验货时间由业务员至少提前3天通知QC部门.

4.QC将参与大货面料的跟单验货,所有大货面料必须由QC验货合格后才能发至成衣厂.大货面料每色都须至少留样2米备查(不含业务及客人要求寄大样).

5.    大货生产过程中,可由QC收集各阶段样板,并妥善保管.QC抽取送测试的面料或样品要与业务作交接.

6.        QC也要清楚客户IT系统及UPC BARCODE,CARTON LABEL等系统的要求.