外贸技巧

原文地址：外贸技巧-基础篇作者：法老 一,外贸第一步:外贸经营权----四招开启外贸之门 　　国家规定,只有具备进出口经营权的企业,才能直接经营进出口业务.没有进出口权的企业则可以采用委托外贸公司代理出口等方式进行. 　　取得外贸通行证的第一招:企业可以向所在地的外经贸委申请进出口权.自己拥有进出口权当然很好,全套业务都可以自己进行,对外的合同等等票据都以自己的名义出具,对企业形象和树立品牌很有好处.自中国加入WTO以后,国家鼓励企业申报进出口经营权,申办的手续日益简单而开放.但对企业的规模,生产能力,人员配备等仍有相当的要求.取得进出口经营权的企业通常也需要接受相对严格的政府职能机构行政管理. 　　暂时达不到申请进出口条件要求,或因地区和行业的限制不便申办的企业,还有第二招:代理出口.对众多的民营小企业而言,通过外贸公司代理出口更为简便可行.所谓代理出口,就是找一家外贸公司或有进出口权的公司合作.与外商的生意你自己去洽谈,谈定后,以外贸公司的名义与之签订合同.根据合同备货妥当后,由外贸公司代理进行出口事宜,比如商品进出口检验检疫,海关申报,外汇收支等.外商把美金货款支付给外贸公司,外贸公司再按照约定的比例折合成人民币,扣除相应费用后支付给你.这样一来,虽然实质上仍是你做外贸,但操作形式上就变成:你以普通内贸的方式把货物赊销给外贸公司,外贸公司自行出口后支付货款. 　　代理出口的缺点是显而易见的.首先是除了同样的成本与费用外,还不得不承担额外的出口代理费----这个费用常常会占总交易金额的1%---2%.其次你不得不把外商资料,交易价格等商业秘密提供给外贸公司.外商货款直接支付给外贸公司也存在一定的风险----虽然外贸公司受国家严格管理,代理出口的外贸公司赖帐私吞的可能性很小,但占用资金迟迟不转帐给你的情形却屡见不鲜,因为在外贸操作中根据资金转帐的渠道和各个经办银行程序的不同,国外支付的款项抵达国内帐户所需时间差别有时长达一个月,也不容易查询进展,这就给不良的出口代理商占用资金提供了借口与便利.毕竟代理出口的外贸公司良莠不齐,既有本分经营拿了代理费认真替你做事情的,也有千方百计挖墙脚,克扣挪占货款的.再者,通过代理出口,所有票据写着别人的商号名字,对自己在国际市场上的品牌拓展多少有些局限与影响. 　　但不管怎么说,代理出口的方式避开了出口权限制,任何工厂都可以做外贸了.而且,只要慎重筛选出口代理,并且自己深入了解外贸操作流程,就能把风险降到最低.事实上,在目前的外贸行业中,工厂与外贸公司顺利合作出口的情形尚属多数. 　　同样地,除了工厂以外,普通外贸公司甚至个人都可以通过代理出口的方式从事外贸.实务操作上与工厂无异,只多了一个普通国内进货的环节以解决货源而已. 　　对于个人做外贸还有第三招:挂靠.所谓"挂靠"就是与某个外贸公司达成协议,成为此外贸公司名义上的业务员或兼职的业务员.业务自己做,以外贸公司的名义对外签合同,交货,结算货款,自己则按照约定的比例计提利润.挂靠的方式多见于有一定的外贸经验,有自己的进货和销售渠道的人.之所以选择挂靠而不是自己去开公司,主要是借助大型外贸公司的知名度和商业信用,以期在购销过程中得到优惠便利,并节省办公费用.在这种情况下,挂靠者甚至不需要到公司上班,在自己家中用一台电脑即可完成外贸交易----有时甚至是大宗交易.这种自由的SOHO(small-home office)方式颇受有经验的外贸人的欢迎.不过,做外贸SOHO需要比较深厚的外贸知识技巧,有对进销两方面渠道较强的把控能力,因此并不推荐外贸新手去做. 　　如果交易金额不大,但又不能像网上小店那样可以用"国际快递+网上支付"方式简易操作外贸的,还可以选择个体工商户外贸备案.自2004年新版《对外贸易法》出台以后,放开了对个体工商户进行出口业务的限制,理论上个人也可以申请外贸经营权了.申请上也没有资金限制,具体步骤是: 　　1.在工商局办理个体工商户注册. 　　2.到外经贸委作个人外贸经营权登记. 　　3.到海关办理"中国电子口岸"入网手续. 　　4.到外汇管理局办理"对外付汇进出口单位名录"或者出口收汇核销备案登记手续. 　　5.在银行开立个人对外贸易结算帐户,办理外汇收付. 　　个人申请外贸权虽然并不困难,但因为是个体工商户身份,在经营中承担无限责任,风险较大. 　　加上个人的商业信用毕竟有限,即便取得了外贸权,实际操作中也很难运用各种基于商业信用和银行信用的结算工具等,因此目前而言还只适合特定产品或小额交易. 　　有了自营进出口权,代理出口,挂靠,个体工商户外贸备案四招,外贸之门为虎添翼此敞开. 　　接下来的问题是,面对无限广阔的全球市场,选择什么样的经销产品去闯天下呢 国际买家喜欢什么样的产品呢 二,外贸第二步:选择受欢迎的经销产品 　　在经销产品的选择上, 我们首先要避免常见的三个误区: 　　1.品质越高越好 　　绝对不是.记住你的买家也是商人,并不是最终消费者.商人关心的永远是利润.假如一个低品质的产品比它同类的高品质产品利润空间大的话,国际批发商会更乐意选择前者并努力去推销它.毕竟质优价高是基本常例,高品质产品,利润高,资金占用量大,可市场相对较窄,订量小.大部分的国际商人会根据他当地市场的接收程度在品质和价格间寻求短暂的平衡点.市场的构成则通常是金字塔成橄榄形的,在实际的外贸中,中等或中下等品质反倒是主流.对初入行者来说,资金不多,行情不熟,中间及大路货反倒是比较易于上手的选择.等发展到站稳根基寻求突破的阶段,从竞争与抢占市场的角度再考虑高端产品不迟. 　　2.价格越低越有竞争力 　　同样不是.一分价钱一分货是商界永恒的真理,有经验的国际买家不会忘记这一点.在与外国人谈生意的时候,常常会听到这样的讨价还价:"某某工厂的价格比你的低许多"----对这样的表述不要太当真,更不要因此乱了阵脚而放血贱卖你的产品.假如价格越低就越有竞争力的话,客户这时就该扭头就走去与低价者签约才是.除去技术革新的因素,同一时期同一产品的生产成本相差不会太大,不顾一切去压缩成本的话,最容易的办法就是偷工减料了.作为国际买家,很难知道生产商的成本底线,为防范风险,最常见的就是"去掉一个最高分,去掉一个最低分",外于中间价位的竞争者往往更受买家重视. 　　3.关心产品是否属于朝阳产业 　　很多新入行的外贸业务员会关心国家大事这个问题.而实际上,对新手而言,这个问题没有多少意义.首先,随着科技的进步,产业间的相互整合与转化更为频繁易行,一个传统的产品,可能因为结构功效上的某些改进而脱胎换骨;一个新的产品, 也会迅速为后来者取代.市场与消费口味永远在变化之中,朝阳还是没落只在一线间,界限越来越模糊.此外,不管哪种产业,能叱咤风云的永远是少数行业大腕.即便是朝阳产业,因为前景好利润高,竞争尤为激烈,外人难以插手分羹,更多是陪人玩游戏而已.而一些所谓的传统产业,因为技术成熟,市场平稳,又需要革新进取,反倒比较易于吸纳生力军.新人入行,相对也有更多的机会去磨砺学习. 　　排除对高品质,超低价,新潮朝阳产业等的迷信,心态就平和了,对产品的选择面也可以更广了.那么,如何选择产品呢 　　本身就是生产厂家的,自己已有的行业产品当然是首选.因为你了解工艺生产,有条件自己去调整产品控制成本,这是一个很大的竞争优势.不过,把现有的产品直接出口多半不行,因为内销和出口在品质,外观,功用等方面常常会有差异,国内畅销的商品,不一定符合国外消费者的习惯与喜好.因此,刚开始的时候不妨模仿.向同行业中有出口业务的工厂学习,刺探军情,分析他们的产品,以了解其中差异.特别留意那些出口量大,客户多次订购的产品.一旦有机会,甚至不妨争取与同行工厂合作,不挣钱也替他们分包一些生产任务,以求实际操作经验.跟在别人后面模仿,通常不会有什么利润,但却是稳妥的第一步. 　　如果你是受雇于一家外贸公司的新手业务员,那么一般是受命推销本公司的产品.这些产品要么是公司下属或兄弟工厂生产,要么是公司稳定的合作厂家生产.这种情况下就没什么选择余地了,初始阶段也没有特意去改变的必要,因为公司既然有成熟的业务,就说明产品有市场,努力学习产品知识,积极推销就是. 　　还有一种情况就是普通的贸易公司希望发展国外市场.这类情况比较复杂,有些已经有比较看好的产品和供应厂家,有些则完全是一张白纸:无产品,无客户,无稳定供应商.这种情况下,就要认真考虑,寻找自身优势,比如行业知识,所在地区的特产或优势产品,人际关系等.一般的原则上是以货源为考虑重心----毕竟你的角色是卖方. 　　有一种特例,就是个人从事外贸的.常见的情况,一是有比较可靠的货源关系而希望做出口,这一类自然不存在产品选择的问题;二是有海外关系或联系上的优势的,如移民,留学生等.这一类人的特点是既不了解产品,也不了解外贸,更无现成的供货方,客户关系.那么选择面就很广了,情况更加复杂.考虑到个人做生意的特点和局限,一般的选择原则是倾向于日常消费品,体积小,耐储藏,价格弹性大,品质标准比较模糊,不涉及进出口商品检验检疫的商品,比如工艺品,以年轻消费者为目标的流行饰品,时装箱包等,农副产品,大宗纺织品,电器这类较专业,各国限制较多的类别. 经验漫谈 　　外贸产品的品质不是一成不变的.即使同一类产品,销往不同国家,品质大不相同.外贸业务员要学会通过调整品质来调整成本,适应不同国家市场,从而取得价格上的竞争优势. 　　不同的市场,对同类产品有各自的偏好.外贸业务员选择经销产品的时候应有的放矢.因此,了解一点世界地理知识,风俗习惯和历史沿革,就能投其所好,少走弯路. 　　从消费习惯来看,可大致分为美加(美国和加拿大)市场,欧洲市场,日韩市场,东欧市场,中东市场,非洲市场这几类.具体到每个客户固然各有所好,风格不同,但一般说来日韩市场特别是日本市场,偏爱精致优质的产品,高,精,尖,小巧美观,喜好中国传统文化,一些具有民族特色的产品常能得到理解与欢迎,也能接受高价格,但数量不会太大;美加与西,北,南欧等英语国家市场一般对品质要求适中,喜欢简洁流畅,新奇多变的产品风格,价格适中,量比较大,是中国出口商喜爱的客户.中东市场对品质要求不高,对产品的审美方面较为朴实甚至俗气,价格也低,数量也比较大;非洲市场弹性最大,本土文化与前英语殖民地文化,前法语殖民地文化交织,口味复杂,奢侈品和品质极差的产品都能接受. 　　正因为外贸产品在品质,功效和外观上的多变性,因此,选择什么样的经销产品,更多的考虑应从业务员对产品变化去做调整,能够有效控制成本的产品.本身是工厂最好,否则至少也要有若干工厂愿意配合.单纯被动地去推销现成产品是很难有发展前景的,不断求变才是成功外贸的关键.从这个需求出发,找一家好的配合工厂,比选择一个产品要重要得多. 　　目前很多民营中小型工厂都希望自己做外贸,因此无论条件成熟与否都纷纷招聘了新人来开辟国外市场.相对来说,工厂的生活条件和工作条件比不上大城市里的外贸公司,但是对新人而言,实在是个好的学习机会.在工厂的时候学习掌握具体的生产工艺和成本核算,就能为独立做外贸打下扎实的基础.有没有下过车间生产线,对于产品品质与价格的掌控能力是完全不同的,这一点在激烈的外贸竞争谈判中常常凸现出来. 　　外行要学习做外贸,并不困难,毕竟外贸也就是做生意,只不过多了一些手续罢了,关于外贸的教材也很多,耐心看看,几天工夫就能大致上手操作.而要了解一种产品,则是冰冻三尺非一日寒了,很多专业的知识和技能,非深入一线生产不可得知. 　　所以说,选择工厂比选择产品更重要的多,也是外贸的成功关键之一,选择什么样的经销产品,应以工厂配合程度而定. 　　解决了出口权限,选定了经销产品,接下来就是销售渠道的问题了.那么,外贸是如何做的呢，与普通的国内贸易相比,到底有什么不同 三,外贸第三步:破解外贸的三个关键秘密 　　与普通的国内贸易相比,外贸的确是一个截然不同的行业,繁杂的手续和各类专业术语令人望而生畏.然而只要我们从外贸三个最关键的特点入手,即可破解外贸的全部秘密. 　　设想一下真正的外贸操作中,一个宁波工厂的外贸销售员王先生,与一个英国伦敦商人约翰逊做生意的情形.我们不难想像会遇见的难题: 　　1.通常买卖双方互不见面.通过电话,传真,邮件等形式商定交易.幸好,电脑与互联网的发达使这一过程变得越来越简单易行.通过网站,电子邮件,QQ或MSN即时聊天软件,数码照片,摄像头等途径,我们可以轻易地交流,展示产品,讨价还价,就像大家坐在会议桌旁一样. 　　2.交易周期很长.一批货物从宁波运到伦敦,通常采用最合算的方式,即装在集装箱里由远洋货轮从宁波港口运到伦敦港口(假如某一方不是海港的话,还得加上部分铁路或公路运程).这一过程目前单是海路就需要25天左右,加上备货,卸货和内陆运输的时间,往往在一个月以上.因此,现在磋商的往往是一个月甚至更长时间以后买家才能收到的货物.相应的,卖方收回货款的时间也需要大致时间.事实上,对于一些季节性强的家产品或针对性强的节日消费类产品通常会提前几个月甚至一年的时间磋商,订立长期的合同. 　　3.交易成本高.即便是海运,费用依然很高.一个集装箱货物(大约30个立方米或20吨)的海运费,从宁波到伦敦大约需要1万元人民币以上.遥远,偏僻或港口规模较小的地区价格更高.此外,尚需一些用于办理进出口手续的费用,用于结算货款的银行费用,而这些费用常常是固定的,与交易量没有太大关系.这样的方式,对于小额的交易显然是不合算的.为均摊费用,交易量大显然比较合算.这也是国际贸易的一个特点----量大.国际贸易货物多为大宗批发,常常以"集装箱"为交易量单位. 　　4.中间环节多.货物从宁波直到伦敦,中间会经过多个环节.比如很多商品出口前必须强制检验,由国家进出口商品检验检疫局操作;要向管理进出口的买卖双方海关申报;要通过远洋海运公司运输;要通过银行收取货款;要向税务机关纳税;同样我们国家还特别对外汇进行管制,归属国家外汇管理局通过外汇收支申报的方式统一管理. 　　外贸既然有双方不见面,交货和收钱的周期长,路途遥远,量大金额高,中间环节多等特点,自然风险也会比较大,一旦出问题损失也大.为此,几百年来国际贸易行业也相应地制定了贸易惯例与协定,包括货物的国际通行质量标准,价格计算,买卖双方责任与权力等,以期最大程度地保障贸易秩序.同时,银行业,国际货运业,保险业等也有非常成熟完善的协同操作. 　　但是,还存在一个重要的问题----大批量货物的运输和仓储费用不菲.从工厂出运到客户收货,中间牵涉的环节很多,货主不可能从头到尾监督保管.特别是国际贸易中多为层层转手,批次倒卖,如果都是实物交接,不但大大增加了运输和仓库的费用,更加大了货物在装卸途中的损耗.最好办法,就是简化实物转运的过程,让货物只经过工厂----装货码头仓库----卸货码头仓库----客户这四道环节.于是,演化出了最优化,最高效,同时也是外贸最大的关键点:单证交易. 外贸关键秘密之一:单证交易 　　所谓单证交易,就是用一套单证文件来代表货物.交易以这套单证为对象,谁拿到了这套单证,谁就是货物的主人.这样一来,货物尽量不动,单证则任意买卖转手,由单证的持有者决定何时以及如何最终处理货物.这套单证,通常包括几个核心文件: 　　1.提单(即提货单Bill of loading,缩写为B/L) 　　2.发票(Invoice).与普通发票的概念不同,外贸中的"发票"指的是自己制作的列明该货物名称,数量和价格的一份署名文件. 　　3.装箱单(Packing List).自己制作的列明该批货物体积重量及包装情况的一份署名文件. 　　4.其他说明货物情况的文件,如证明货物品质的检验证书,证明产地的产地证书等. 　　全套单证中,以提单最为重要,因为它是货物的所有权证明----是具备国际公认的法律效力的物权证明.发票和装箱单可以自己缮制.其他检验证书,产地证书等等则根据货物的特性和买家的要求,由相应的国家机构如进出口商品检验检疫局等,或双方认可的组织机构如民间检验公司,货运公司等出具. 　　从某种意义上来说,外贸操作员经手买卖的不是一堆堆的物品,而是一叠纸片.因此一个外贸业务员完成一笔交易,而自始至终没有见过货物的模样,一点也不奇怪----他只需谨慎处理好那叠纸片即可.我们不难设想,因为贸易多数时候是凭单据而不是实物交易,因此即使货物本身完美无缺,而单证有瑕疵----比如数据上的错误缺少一份相关证明文件等----则很可能导致交易失败.反过来,即使货物有问题,而单证齐全,仍可以初期顺利交易.当然,这带来了一些风险,比如伪造单证进行欺诈.不过欺诈本身在世界各国都是犯罪行为,自有相应的追究措施. 　　总之,单据在外贸中的作用是决定性的.建立起"外贸实际上就是买卖一套单据"的概念,对于理解国际贸易中很多特殊的,专业性的操作非常必要. 　　市场竞争激烈,很多时候,价格成了是否成交的惟一的因素.我们常会看到外贸商以低于国内销售成本的价格出口货物.他们疯了吗？不，即使以低于进价的价位"贱卖",外贸仍有利润.这就是外贸第二大关键秘密:退税制度. 外贸关键秘密之二:退税制度 　　退税是外贸中的重要概念,也是目前外贸业务中利润的主要来源.为便于管理,国家假定所有产品均为国内流通与消费,因此普遍征收增值税,税率高达售价的6%～17%不等.正规情况下,国内采购或出口前的价格均为含税价,即已经缴纳了增值税的价格.而产品用于出口的话,这部分税就不应征收了,已经征收的可以按照程序部分或全部退返给出口商. 　　假如你从国内工厂购进彩电一批,价格为含税价1170元,其中1000元就是净价,170元是已缴增值税.按照国家的规定,彩电类产品的出口退税率为17%,也就是说,彩电出口以后,税务局将退返170元给出口商.这样一来,即使出口商以平本价即1170元出口,仍可得到退税款170元作为利润收入.在这种情况下,如果出口者出于竞争考虑,从170元中拿出一部分来贴补降价,即使以低于进价1170元的价格出售,也还是有利润的. 　　外贸交易通常货值比较高,相应的退税金也很可观.当然,国家对退税管理也很严格的,与外汇管理紧密结合.出口前需从外汇管理局部门领取《出口退税核销单》,申报出口总金额.核销单还需海关盖章确认货物确实已经出口.在收到国外买家支付的货款以后,凭银行收据,连同核销单到外汇管理局办理核销,再凭增值税发票等到税务局办理退税事宜,领取退税金. 　　因此,外贸利润的来源,相当程度上来源于国家出口退税制度中的出口退税,这是外贸最显著的特点之一,也与大多数外贸业务员日常操作息息相关. 外贸关键秘密之三:信用证交易 　　国际贸易中买卖双方相距遥远,背景各异货物筹备交接以及货款的支付周期都很长.因此商业信用就成了一个很大的难题. 　　作为出口商,担心备齐了大宗货物以后,买家变卦怎么办？货物千里迢迢运到国外,客户不要了怎么办或者要了不给钱怎么办.自然希望买家能够先支付货款,有了保障然后再备货交货.作为进口商,担心出口商无法按时交货怎么办?货物质量,数量不合格怎么办自然希望卖家先把货物交付了,核查无误再给钱. 　　这个矛盾,当然也可以通过买家支付部分预付款或订金的方式协商解决,但毕竟非上上策,一来买家奖金占用比较大,二来真有什么纠纷了,双方无论对错都损失,不利公平. 　　于是就产生了一种外贸特有的操作方式:信用证.信用证的产生,正是以外贸"单证交易"特性为基础的. 　　 　　所谓信用证,通俗说来就是买卖双方事先商定交易条件,如品名,数量,质量标准,价格,交货时间等.然后买家找一家银行(通常就是买家的开户行,或有一定的担保)作为"中间人",把这些交易条件提交银行,银行据以出具一份文件作为买卖双方交易的依据.银行作为中间人的责任,就是监督交易行为.卖方根据文件来备货出货,然后把代表货物的全套单证交付银行.银行审核单证无误以后,直接支付货款.有银行作为中间人,买卖双方就不再直接进行钱货交易,而是分别与银行打交道.卖家不及时,按质按量交货,就拿不到钱;买家不付钱,就拿不到货.反之,有银行作保,只要卖家交了货,就一定能拿到钱.这种方式,既不占用买家资金,又给予了卖家很好的信用保证.这份用以证明双方商业信用的文件,就叫做信用证. 　　信用证最基本的一般有四个关系方: 　　1.进口商----负责向自己的开户银行申请开立信用证,叫做信用证申请人. 　　2.进口商的银行----负责开立信用证并审核单据,拨付款项,叫做信用证开证行. 　　3.出口商----负责根据信用证出货,享有信用证保障的付款,叫做信用证受益人. 　　4.出口商的银行----负责替出口商领取信用证,转交单证并与开证行接洽,叫做通知行. 　　此外,最终负责拨款的银行叫做信用证偿付行,一般就是开证行;也可以由另外的银行先行垫付并收取少量费用,叫做信用证议付行,一般也就是通知行. 　　信用证是外贸中最重要的也是最常见的工具.国际商会为规范信用证的使用而制定了统一的标准《UCP500》即《国际跟单信用证统一规定》,作为使用及仲裁的依据. 　　关于信用证的实际操作,我们会在本书第五节《高手篇:信用证全攻略》中做实例讲解. 　　通过对外贸的三个关键秘密:单证交易,退税制度和信用证结算的了解,我们基本上就掌握了外贸的精髓.现在我们终于可以比较清楚地理解一个标准的出口操作案例流程了: 　　寻找客户----签订合同----客户开出信用证----根据信用证备货----货物办理商检,报关后交付货物运输公司并取得提单----根据信用证备齐全套单据----单据交付国外银行,国外银行审核无误后拨付货款至国内银行----根据国内银行的收款凭证至外汇管理局办理核销----至税务局办理退税----结束. 　　有了基本的外贸常识,接下来最后一步准备工作,就是打造做外贸的两个必备利器:电脑和英语. 四,外贸第四步:利器速成法----电脑与英语 　　因为外贸中买卖双方互不见面,作为现代最便捷有效的办公工具与联系方式的电脑和互联网,重要性不言而喻.熟练掌握电脑知识和技巧,能为你顺利开展外贸节省下大笔费用.Office文档和制表软件是最基本的,此外,还有最常见的图片查看和修改软件ACDSee,功能更大的 Photoshop,国际贸易公司喜欢用的PDF格式(电子书)文件浏览器 AdobeReader等----电子书最大的好处是不大容易在文件网络传输中修改,变形,缺漏或感染电脑病毒. 　　而最为重要的是学会在网上查找资料,收集信息.这个工作贯穿整个外贸过程,是关键所在.首先要了解的就是重要工具---搜索引擎.所谓搜索引擎,就是网上信息的"向导软件".这个软件根据人想了解的内容----内容的"关键词"----比如"五金工具","运输公司","外贸技巧","出口商检申报"等等,在浩如烟海的互联网世界中寻找相关的信息网页,这些网页的地址告诉你,由你去浏览并查找所需信息.这样的软件网上有很多,目前都是免费使用的,比如最著名的Google.在互联网地址中填入 http://www.google.com 即可进入这个搜索引擎了.在Google的搜索栏中填入你想了解的信息的关键词,点击[搜索],奇妙的互联网世界就此开启. 　　类似的搜索引擎还有很多,功能也不大一样.比如http://www.baidu.com,一个擅长寻找中文信息的搜索引擎.此外,搜索引擎自身的功能也很多,仍以Google为例,就有图片搜索等功能,输入关键词"插座",你能直接看到大量不同插座的图片,并根据这些图片所在的网页了解更多内容,比如这些插座的规格型号,生产厂家和联系方法等.这种信息收集的方式对寻找厂家或了解你的竞争对手情况极为有效 　　熟练运用搜索引擎,能无限放大你的能力,使一个新人也能迅速成为"无所不知"的行家里手. 　　另一个关键点是外语----主要是英语.这也是很多非国际贸易专业的人士打算从事外贸时关心与犹豫的问题.英语不行,可以做外贸吗或者英语要达到什么程度才行呢这个问题应该从两方面去看.一方面,做生意本身就是一门交流的艺术,讨价还价,竞争协作,相互沟通理解越深对生意就越有帮助----尤其咱们中国人,讲究人情世故,推崇做生意先做朋友的经营之道.从这方面看,英语自然越流利越好.但并不是说非要像英语专业毕业的学生那样高的水平才能去做外贸.以做生意为目的的英语本身就是工具,能用就行.不妨想想那些与外国人直接做买卖的小贩们,比如北京早年间的秀水东街,中越,中苏边境贸易,以及那些满世界跑的温州人,他们的外语能有多好可凭借临时学的几十个单词,一些简单固定的句子,加上比划和按一通计算器,生意做得一点也不小.毕竟是买卖人,语言交流能基本明白就行,先凑合着,以后边做边学,现学现用,进步比在学校里啃书本要快得多.从这方面看,不必因英语而退却.口语方面,掌握常用的几句问候交际,与数量,时间,日期,好坏等百来个数量词形容词,再加上与你的产品相关的一些名词,即可开工干活.反正重要东西自然会落在纸上,以书面形式出具,碰到不懂的地方临时查查字典即可. 　　书面上就更好办,用电脑解决.著名的翻译软件《金山词霸》和《金山快译》,前者能准确翻译单词,后者能大致翻译句子和文章----虽然在语法句型上多有错误,但好歹能知道个大概意思,自己再略作修改就行了.英语不好的人常常会犯"中国式英语"的错误,即按照中文的语法堆砌查到的英文单词,这的确会闹笑话,可那又如何"你的良心的大大地坏了"是个狗屁不通的日本式中文,可是每个人都知道它说的啥.这就是"实用"的"艺术". 　　当然,涉及合同等重要文件,就需要非常谨慎.好在外贸的合同有比较固定的格式,经多年使用完善,其条款基本已经滴水不漏,只需要把商品名称,数量金额交货时间什么的相应更改即可. 外贸技巧-实务篇 转载原文 原文地址：外贸技巧-实务篇作者：法老 一,外贸单证的种类与使用 　　单证是整个外贸工作的核心.新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来. 　　一,外贸单证的种类与使用 　　 　　外贸实务中,单证的制作与出具人通常有出口商,出口国的商检等机构,货运公司以及进口商,一般规定是英文或中英文对照.外贸常见的单证有: 　　1.合同(CONTRACT) 　　CONTRACT是统称,买卖双方均可出具.如系卖方制作,可称为销售确认书(SALES CONFIRMATION),买方出具则可称为采购确认(PURCHASED CONFIRMATION).除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址,签订时间,地点,交易货物品名,付款方式,违约责任以外,还可以根据不同产品的特点附加条款.此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则. 　　对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产,粮农副产品等,合同中往往还会附加"溢短装"条款,即允许在合同总数量和金额的基础上,有若干幅度的差异,最后按照实际交货量来结算.比如"5% MORE OR LESS ALLOWED",即允许多交或少交5%. 　　理论上,合同应该"一式两份,双方各执一份经签章的正本为凭",可在外贸实务中不大苛求照搬执行,一般的传真件也就行了,作为备忘录.更多的还是依靠商业信用,以及预付款,信用证等实质的把控手段.合同本身反倒显得不重要了.也正因为如此,一些国家的客户甚至制作固定合同,并留下"信用证开出后生效"等条款,进一步淡化合同的约束力,到处散发作为询价工具.碰到这样的合同,不必当真,预留时间,等到信用证收到再有所行动不迟. 　　2.发票(INVOICE) 　　或称商业发票(Commercial Invoice).外贸的"发票"概念和国内的财务发票完全不同.外贸发票是出口商自己制作,出具的文件,用于说明此票货物的品名,数量,单价,总值等,以及其他一些说明货物情况的内容.发票格式不拘,但必须包括上述要素,并全名落款. 　　发票必须注明一个发票号码(自己拟定),出票时间.可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成的,应注明"ORIGINAL","COPY"字样. 　　发票的末端通常有E.&O.E.字样,意为"有错当查",即此份发票如有错漏允许更改. 　　发票的样本见式样2. 　　3.形式发票(PROFORMA INVOICE) 　　样式近似商业发票,几乎可以直接把商业发票过来,标题改为"PROFORMA INVOICE"即可.形式发票的用处,一是类似于单方面合同,作为报价和确定交易的工具.一些国家的客户喜欢"确认形式发票"的形式作为合同.因此,除了和商业发票相同的内容外,还可以根据需要在空白处以"REMARK"加注的形式增加条款,比如交货期等等,以进一步落实交易.此外,对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易,客户也需要形式发票来做前期申请. 　　在采用国际快递寄送货物的时候,也需要附上形式发票,作为快递公司统一报关计用. 　　4.装箱单(PACKING LIST) 　　与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名,数量,包装方式,毛重,体积.视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等. 　　样式与发票相仿,只是不需要注明货物价值.通常也需要若干正本和副本. 　　样本见式样3. 　　5.提单(BILL OF LOADING) 　　提单就是货物交付货运公司以后,由货运公司出具的证明,用以代表物权,以及在目的地提货.每个船公司都有自己式样的提单,但内容则大同小异.提单是最核心单证,某种意义上就是货物的代表,货款的价值.对于提单,后面我们会专门用一个章节来了解学习.根据运输方式的不同,分为空运提单(AIR WAY BILL,简称AWB)和海运提单(OCEAN BILL OF LOADING,简称B/L)及其他.但实务中以海运提单最为常见,空运提单次之. 　　提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址,目的地,货物描述等相关数据来填制,经发货人确认无误后签章出具.一般三正三副,任何一份正本均可提货.一经提货,其余两份即告失效.为防止提单在传递过程中遗失,如果客户没有指明要求的话,可以只给客户一份或两份正本.除了提单上的固定栏目外,海运提单在签发的时候还必须加注"上船时间"(ON BOARD DATE)字样,这是计算实际交货期的标准. 　　海运提单样本见式样4. 　　6.装船通知(SHIPPING ADVICE) 　　船开前或不迟于船开当日,由发货人出具给收货人的装船情况通知.格式不限,但应包括下列内容:收货人(Consignee),发货人(Consigner),货物名(Goods),提单号(B/L Number),集装箱/铅封号(Container/Seal Number),船名(Vessel Name),航次(Voy),目的港(Destination Port),起航日(ETD, Estimated)和预计抵达日(ETA, Estimated Time of Arrival)等项目内容. 　　7.保险单(INSURANCE POLICY) 　　为防范国际货物运输中可能发生的毁损,对一些价值较高的货物,贸易商通常会办理保险. 　　保险公司根据投保的险种开具保险单,作为货物单据之一. 　　海运货物保险的险别,分为基本险别和附加险别两类. 　　(1)基本险别有平安险(Free from Particular Average-F.P.A),水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险(All Risk-A.R.)三种. 　　①平安险的责任范围有:被保货物在运输过程中,由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损.由于运输工具遭受意外事故下,货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失.在装卸或转运时,由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失.被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救,防止或减少货损的措施而支付的合理费用,但以不超过该批被救货物的保险金额为限.运输工具遭难后,在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港,避难港由于卸货,存仓以及运送货物所产生的特别费用.共同海员的牺牲,分摊和救费用.运输合同订有"船舶互撞责任条款",根据该条款规定应由货方偿还船方的损失. 　　②水渍险的责任范围:除平安和水渍险的各项责任外,还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失. 　　③一切险的责任范围:除平安险和水渍险的各项责任的,还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失. 　　(2)附加险别是基本险别责任的扩大和补充,它不能单独投保,附加险别有一般附加险和特别加险.一般加险有11种,它包括:偷窃,提货不着险(Theft, Pilferage and Nondelivery-T.P.N.D),淡水雨淋险(Fresh Water and/or Rain Damage),短量险(Risk of Shortage in Weight),渗漏险(Risk of Leakage),混杂,沾污险(Risk of Intermixture and Contamination),碰损,破碎险(Risk of Intermixture and Contamination),串味险(Risk of Odour),受潮受热险(Sweating and Heating),钩损险(Hook Damage Risk),包装破裂险(Breakage of Packing Risk),锈损险(Risk of Rust).特殊附加险包括:交货不到险(Failure to Deliver Risk),进口关税险(Import Duty Risk),舱面险(On Deck Risk),拒收险(Rejection Risk),黄曲霉素险(Aflatoxin Risk),卖方利益险(Sellers Contingent Risk),出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款,罢工险(Fire Risk Extention Clause for Storage of Cargo of Destination Hongkong Including Kowloon, or Macao),海运战争险(Ocean Marine Cargo War Risk)等. 　　投保的时候,投保金额一般是CIF价格加上10%的加成.保险费的计算公式为: 　　保险金额=CIF货值×(1+加成率) 　　不必先算保险费,可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是: 　　CIF=CFR/[1-保险费率×(1+加成率)] 　　实际操作中,如果货值不大,比如在2000美金以下的,一般做简易处理,统一收取100元人民币左右作为保险费. 　　8.商检证,质量证,重量证,卫生证等(INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY,WEIGHT,HEALGH...) 　　根据产品的不同,根据国家规定或按照客户需求,行业习惯,部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书.根据检验项目的不同分为质量证,重量证,卫生证等. 　　出口必须检验的商品,厂商须先经过商检局备案登记.出口前,填制商品检验申请单(在商检局那里取得),将该商品的样品送至商检局检验.检验合格后,商检机关出具商品检验放行单,凭放行单方可报关出口. 　　除了国家商检局以外,也常见有客户委托第三方民间检验机构检验的.比如最著名的SGS检验公司(Societe Generale de Surveillance S.A. 通标标准技术服务有限公司,总部在日内瓦),不少非洲和中南关注国家的贸易商因为本国进出口商品检验能力有限等各种原因而认可SGS检验.SGS在我国广东,上海,青岛等地都有分支机构,可应客户要求办理检验,同时SGS现已与我国政府官方机构----国家商检局合作,由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司(CCLS)代为办理装船前检验,辽宁,北京,天津,河北,山东,湖北,上海,广东等地的CCLS有代理权签发SGS的检验报告. 　　商品检验申请书样本见式样5. 　　实际上,很多商品的常规检验都包含了质量,重量,卫生,重金属等等检测项目,至于检验证书的名称是什么,则可根据客户的要求选择.即证书内容一样,标题不同罢了. 　　9.原产地证 　　原产地证包括一般原产地证(CERTIFICATION OF ORIGINA)和普惠制原产地证(GSP FORM A). 　　原产地证是证明我出口货物生产和制造地的证明文件,是出口产品进入国际贸易领域的"身份证".货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否.中国的原产地证有固定印刷格式,一般由商检局出具.出口企业申请办理此证,首先要在当地办理企业注册登记,然后才有资格申请签证. 　　 　　普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的,非歧视的,非互惠的一种关税优惠制度.普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件,并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇.同样一般由商检局出具,出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据,首先要办理企业注册登记,其次才能申请签证. 　　原产地证和普惠制证,也可以由各地的贸易促进会和商会(很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子)出具,格式一样,只是盖章不同. 　　原产地证的样本式样6. 　　普惠制产地证的样本见式样7. 　　办理普惠制证需要填制申请表见式样8. 　　10.受益人声明(BENEFICIARY CERTIFICATION) 　　受益人声明只出现在信用证下(受益人本身就是信用证操作方式中的术语,一般指出口商).如果不是信用证操作的话,一般叫做厂商声明(SUPPLIER DECLARATION)或类似表述. 　　受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的,客户要求做到的事宜,或其他一些类似于保函(保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明)的内容. 　　书写上无规定格式,只需要列标题为BENEFICIARY CERTIFICATION,行文上有"WE HEREBY CERTIFICATE THAT…"后面加上客户所需声明的内容,再落款盖章即可. 范例如下: BENEFICIARY CERTIFICATION DATE: 08. OCT. 2005 WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM B/L DATE. FUDA IMP&EXP CO., LTD. NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020 　　11. 船公司/货运人声明(FORWARDER CERTIFICATION) 　　性质和格式类似于受益人声明的文件,由船公司或货运公司出具.多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求.常见的类型有声明船龄符合要求(比如15年内),声明不悬挂以色列旗帜(常见于中东客户要求)等. 　　12.出口收汇核销单 　　出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据.在出口前,先向外管局领取,按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关,海关清关后盖章退回.在收到国外付款后,连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销,然后才能办理退税. 　　核销单的样本见式样9 　　13.出口货物报关单 　　出口报关时填制并提交海关.不过目前除大型外贸公司或出口企业外,众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜.出口报关单一式六联:海关作业联,海关留存联,企业留存联,海关核销联,出口收汇联,出口退税联.清关后,退回收汇联和退税联. 　　出口报关单见式样10. 　　14.信用证 　　以信用证为结算式的,在信用证开出并抵达出口商(信用证受益人)的银行后,银行会做通知,并交信用证连同通知转交出口商,信用证的具体操作,下一章将做专题论述. 　　信用能知书范例见式样11. 　　此外,在实务中偶然还会有见到其他的单据,例如: 　　海关发票(Customs Invoice) 　　海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据,基本内容同普通的商业发票类似,其格式一般由进口国海关统一制定并提代,主要是用于进口国海关统计,核实原产地,查核进口商品价格的构成等.其格式可在各国海关的官方网站上下载 .例如加拿大海关发票见式样12. 　　领事发票(Consular Invoice) 　　由进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票.这种发票证明出口货物的详细情况,为进口国用于防止外国商品的低价倾销,同时可用作进口税计算的依据,有助于货物顺利通过进口国海关.出具领事发票时,领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用.这种发票主要为拉美国家所采用. 　　汇票(Draft) 　　汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的受款人我条件支付一定金额的指令.一般出现在信用证操作中,由银行提供空白票据,出口商填写,付款人签字以确认付款. 　　汇票范例见式样13. 　　了解这些单证知识以后,我们对外贸就有个清晰的流程概念了: 1.外贸洽谈前期,制作形式发票用于报价,交易参考或客户申请进口许可等. 2.交易确认以后,制作外贸合同. 3.准备交货的时候,制作商业发票,装箱单,核销单,报关单,申请商检放行单等报关出口. 4.报关后海关退返核销单,报关单的收汇联与核销联等. 5.交货付运后,得到三证三副提单. 6.制作,申办,整理客户所需的全套单据,如发票,装箱单,商检证,产地证,受益人证明等等以收取货款. 7.凭收汇银行水单,核销单,报关单核销联等办理核销与退税. 　　无论是否操作信用证,单据都比较重要.外贸单证通常是成套的,即根据客户的要求,相关的单证作为一套,用于交付,转卖和货款收付.单证制作的基本原则,是"单证一致,单单一致",即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时),同一套的单据间,在相同栏目的内容一致.比如,货物的数量,无论在发票,装箱单还是其他单据的数量栏中,填写都应一致,包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号),发票中就不能显示"N/M"(无唛头). 　　此外,每份单据都会标明出具日期,而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定,要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例.一般地,作为收款用的全套单据,日期以提单上的ON BOARD DATE为基准,来确定各单据的日期: 发票(INVOICE)日期一般早于所有单证; 装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日,必须在提单日之前; 提单日(ON BOARD DATE)不能超过L/C规定的装运期; 保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期,不能早于发票; 产地证(C/O,FORMA)不早于发票日期,不迟于提单日; 商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期,但也不能过早于提单日; 受益人证明(BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提单日; 船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION):等于或早于提单日; 汇票(DRAFT)日期应晚于提单,发票等其他单据,但不能晚于L/C的效期. 　　单据制作应从一开始就养成良好习惯.按照老外贸业务员的做法,交易确定以后,及时为交易归档,预先按照单据栏目整理出填制内容,如客户名址,货物品名描述等.具体制单的时候,直接调用即可,避免了临时打字的拼写错误可能.根据这个原理,市面上也出现了各种外贸制单软件,可预先输入资料,按照单证类别自动生成. 　　除了制单人为错误外,因为外贸过程中环节甚多,不同部门的操作中难免会有疏漏误差,或因情况改变而导致的错误.比如,原定出货100箱,也按照这个数量制作了商检和报关,可实际装运的时候发现仓库记录错误,实际发货量只有98箱,或者是在装卸过程中损坏了2箱等. 　　对于这样的情形,可以视情况灵活处理.信用证项下操作的,完全依靠信用证制单;非信用证的,根据单证交付的对象不同见机行事.因此可分为"将错就错"和"分套处理"两类方式. 　　所谓将错就错,就是虽然与实际不符,仍按照事先约定的条件制单,因此赞成的影响另外与客户协商解决.比如,在货物短少的情况下,仍按照全数缮制单证.这多见于信用证项单证错误的处理,我们在后面的信用证一章中将专题讲解. 　　所谓分套处理,就是根据单证交付对象的不同,分别制作内容不同的单证.比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下,给海关的单证按照原报关资料,给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制.如果提单上的数量与报关数量一致,则可略微调整单价,在总数量不变的情况下减少总金额,使之符合实际收取的货款. 　　此外,因为报关等数据失误,导致实际收汇和报关金额不一致,会影响核销.一般的做法,在数额差别不大,比如2000美金以内,仍可以核销.亦可截长补智囊,把多收的钱弥补其他少收的钱,把帐目做平. 　　最后,还有一个可能会犯的低级错误,单证遗失. 二,外贸单证的缮制与单证事故处理　 　　单证遗失,可能是由于出口商制作和保管单证不善赞成的,也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的.而目前,我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善,一般以邮资的若干倍来计算.而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事.因此,发生类似事情的时候,追究责任意义不大,关键还要靠自己去尽力补救. 　　首先要防患于未然,企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递堆积.业务员自己缮制保管单证的,要注意归档管理.老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案,列明所需单证,办理时间和单证收取记录,这是个很好的经验.公司有专门的单证员的,不但单证员自己要有记录册,还要与业务员建立起单证交接登记本,避免转交过程中的"真空"缺漏. 　　所有的单据,都复印一份,以备万一出纰漏时可以对照原单处理. 　　单证遗失后,要第一时间处理.属于自己缮制的发票装箱单等,即刻补制,属于国家机构或第三方出具的,及时通知出具人,办理补单手续.详细如下: 　　1.报关单据的遗失 　　发票等单据在报关前遗失的,尽量自己补发并快递给报关代理人.如果是长期合作的报关代理人,不妨预先留几份签章空白发票箱单等,以便急需时由报关代理人帮忙填写.这在外贸操作中比较常见.但这样做的风险很大,存在着报关代理人私用于伪造单据的可能. 　　随付报关的核销单遗失,必须将所遗失的核销单立即报告外汇管理局,登报声明作废,再另外出具一份核销单. 　　海关已签发的报关单证明联,核销联遗失,可以向海关提出书面申请补签,并随附有关证明材料,海关审核同意后,可予以补签.海关在证明联,核销联上注明"补签"字样,并按规定收取工本费. 　　2.提单的遗失 　 　　提单遗失后,可以通过货代补发提单,或电放(收货人无需正本提单,凭货代电报指示放货)形式解决.但办理起来较为棘手,各个船公司规定不同,通常根据与出口商的关系而定.因为补发提单对货代而言风险很大,如果因此出现冒领或其他纠纷----比如出口商恶意欺诈,将原提单交付客户或银行以后,谎称遗失,借以扣留货物----货代难脱干系. 　　特别地,如果是"记名提单"(即提单上限定具体的提货人)比较好办,只要提货人证明自己身份即可电放,但如果是"指示提单"(即提单上暂未指定收货人)就麻烦了.如果货代信任发货人,那么通常发货人一封保函(担保因此出现的所有责任由发货人自己承担)即可解决;而如果彼此不熟悉,则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金,担保金期限甚至长达一年.这对于货主而言将是个沉重的负担. 　　曾有过一个实例: 　　一份指示提单在交付快递公司后遗失,发货人请求电放,船公司求发货人首先提供遗失声明,再到公安局报案,取得报案登记后,在船公司指定的刊物上声明提单作废,最后再交纳200%的货值担保金.最后在买卖双方的配合下,因提货人信誉不错,船公司才最终许可免交了担保金,但此过程也耗时耗力. 　　提单一般三正三副,因此,除非客户要求"全套提单",否则尽量争取保留一份正本提单,避免遗失风险. 　　3.原产地证的遗失或修改 　　如果因实际交货与申报的不符,或有其他错漏,需要修改补充原产地证内容,必须申明更改理由并提供依据,经签证机构审查符合要求后,重新办理申请手续,收回原发原产地证,换发新证.如已签发的原产地证遗失或损毁,从签发之日起半处内,申请单位必须向签证机构申明理由并提供依据,经签证机构审查同意后重新办理申请手续.签证机构在新签证书上注明"XX年XX月XX日原发XX号原产地证作废".这里说的签证机构,可以是进出口商品检验检疫局,也可以是各地的贸易促进会. 　　单证缮制正确完整,就为收取货款奠定了基础.然而,如何在交付货物单证后顺利收回货款,仍是我们特别需要重视的.货款不能及时,安全收回,所有业务都是一场空.前面我们曾说过,为保障出口商收回货款,理论上通行的做法是信用证.实际上除了信用证外,还有几种结算方式.不过信用证始终算最安全,最有保障的----当然,也是手续费最的.